Elektronická podatelna
Elektronické podání je možné učinit prostřednictvím datové schránky, e-mailové zprávy podepsané zaručeným
elektronickým podpisem nebo na technickém nosiči dat. Nosič můžete doručit do podatelny Městského úřadu
v provozní době. Na jednom technickém nosiči dat smí být pouze jedno podání a jeho přílohy.
Kontaktní údaje podatelny
Adresa pro doručování dokumentů v listinné podobě (současně adresa pro doručování dokumetnů v
digitální podobě na přenosných technických nosičích dat).
Městský úřad Sobotka
Boleslavská 440
507 43 Sobotka
Elektronická adresa podatelny: urad@sobotka.cz
ID datové schránky: p2wbqb6
Provozní doba podatelny
E‑podatelna přijímá datové zprávy prostřednictvím elektronické pošty a datové schránky nepřetržitě
24 hodin denně, 7 dní v týdnu.
Za dobu doručení dokumentu se považuje čas, kdy datová zpráva došla do elektronického systému spisové
služby nebo do datové schránky města.
Podání doručená mimo úřední hodiny městského úřadu jsou zaevidována a dále zpracována nejbližší pracovní
den.
Provozní doba městského úřadu pro osobní předání dokumentů (včetně předání přenosných technických nosičů)
jsou:
Pondělí a Středa 8:00 - 11:00 12:00 - 17:00 h
Úterý a Čtvrtek 8:00 - 11:00 12:00 - 17:00 h
Pátek
8:00 - 11:00 h
Technické parametry přijímaných datových zpráv
Maximální přípustná velikost přijímané e-mailové zprávy včetně přílohy je 10 MB
a maximální velikost přijaté datové zprávy je 20 MB. Přenosné technické nosiče dat (např. USB, CD/DVD)
musí být nechráněné proti běžnému čtení v prostředí MS Windows a nesmí obsahovat škodlivý kód.
Dokumenty nebo datové zprávy obsahující škodlivý kód (např. počítačové viry, malware) nejsou dále zpracovávány;
odesílatel, lze-li jej určit, je o této skutečnosti vyrozuměn, pokud je to technicky možné
Textové a kombinované textově‑obrazové dokumenty
• • PDF, PDF/A (doporučený a preferovaný formát),
• DOC, DOCX (Microsoft Word),
• ODT (OpenDocument Text),
• RTF,
• TXT (prostý text, kódování UTF‑8 nebo Windows‑1250).
• XLS, XLSX (Microsoft Exel)
Obrazové dokumenty
• JPEG (JPG),
• PNG,
• TIFF (TIF) - nekomprimovaný nebo bezeztrátově komprimovaný.
Zvukové a obrazově‑zvukové záznamy
• MP3,
• WAV (PCM),
• MPEG‑1, MPEG‑2, MPEG‑4 (např. soubory s příponou .mpg, .mpeg, .mp4),
• případně další běžné formáty, pokud nebrání jejich zpracování (dle individuálního posouzení obce).
Datové věty, strukturovaná data a elektronické faktury
• XML podle příslušného schématu nebo DTD,
• ISDOC (verze 5.2 a vyšší) pro elektronické faktury,
• další formáty stanovené právními předpisy nebo technickými standardy pro danou agendu.
Komprimované soubory
• ZIP - jako kontejner pro výše uvedené formáty; jiné typy komprimace (RAR, 7Z apod.) město zpravidla
nepřijímá, není‑li výslovně dohodnuto jinak.
Technické parametry fyzických nosičů, na nichž lze předávat elektronická data
Datové zprávy jsou přijímány na: USB flash disk, CD-R(W), DVD-R(W).
Elektronické podpisy, pečeti a časová razítka
Dokumenty v digitální podobě zaslané prostřednictvím datové schránky orgánu veřejné moci nejsou
povinně opatřeny uznávaným elektronickým podpisem; právní účinky takového podání vyplývají ze zákona o
elektronických úkonech.
Dokumenty zaslané prostřednictvím elektronické pošty, které mají být považovány za podepsané, by měly
být opatřeny:
- uznávaným (kvalifikovaným) elektronickým podpisem odesílatele nebo
- uznávanou (kvalifikovanou) elektronickou pečetí právnické osoby,
- případně kvalifikovaným elektronickým časovým razítkem, pokud to vyžadují zvláštní právní předpisy nebo
povaha úkonu.
Město při příjmu ověřuje platnost elektronických podpisů, pečetí a časových razítek v souladu s právními
předpisy a technickými možnostmi svého elektronického systému spisové služby
Postup při vadách dokumentů
Po doručení dokumentu v digitální podobě obec zjišťuje zejména, zda je dokument:
- úplný a čitelný,
- zobrazitelný uživatelsky vnímatelným způsobem,
- neobsahuje škodlivý kód,
- je v datovém formátu, ve kterém obec přijímá dokumenty v digitální podobě,
- je doručen prostřednictvím připouštěného komunikačního prostředku,
- splňuje další podmínky přijímání dokumentů podle tohoto řádu a podle zveřejněných informací na úřední
desce a internetových stránkách obce.
Pokud město zjistí, že doručený dokument je neúplný, nečitelný, obsahuje škodlivý kód nebo není v přijímaném
datovém formátu a je zároveň schopno určit odesílatele a jeho kontaktní údaje, vyrozumí odesílatele o
zjištěné vadě dokumentu a stanoví další postup pro její odstranění (např. opětovné zaslání v přijímaném
formátu nebo v listinné podobě).
Nepodaří‑li se vadu dokumentu ve spolupráci s odesílatelem odstranit, město dokument dále nezpracovává.
Tato skutečnost může mít vliv na posouzení splnění zákonných lhůt ze strany odesílatele.
Není‑li město schopno určit odesílatele doručeného dokumentu s vadami nebo jeho kontaktní údaje, dokument
se dále nezpracovává.
Potvrzení doručení dokumentů
Doručení dokumentu prostřednictvím datové schránky se řídí právní úpravou datových schránek;
doručení je prokazatelné údaji informačního systému datových schránek.
U dokumentů doručených na elektronickou adresu podatelny (e‑mail) může město odesílateli automaticky nebo
individuálně zaslat potvrzení o doručení datové zprávy, pokud z doručené zprávy vyplývá elektronická adresa
odesílatele.
Potvrzení může obsahovat zejména datum a čas doručení datové zprávy a identifikaci zprávy (např. předmět,
identifikátor zprávy).
Ochrana osobních údajů a bezpečnost
Při zpracování dokumentů v digitální podobě město postupuje v souladu s právními předpisy na ochranu osobních
údajů a utajovaných informací.
Dokumenty jsou zpracovávány pouze v rozsahu nezbytném pro splnění zákonných povinností obce a vedení řízení
v rámci její působnosti.
Město přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně svých informačních systémů před zneužitím,
ztrátou nebo poškozením dokumentů.